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现代会展物流体系的模式构建
作者:ggdd 日期:2014-4-7 14:46:14
近年来，会展业在我国的发展势头极其迅猛。据不完全统计，我国现有展览公司 余家，我国会展业每年以超过 ％的速度发展，出现了一批在国际上都享有盛名的专业展会，如大连国际服装博览会、北京国际汽车展、青岛啤酒节等。世界博览会也将于 年于上海举行，这一盛事将极大的提升我国在国际会展业的地位。可以说，中国已经成为亚洲乃至世界重要的会展中心。在我国，越来越多的城市例如宁波、青岛等将会展业作为新的经济增长点和支柱产业。
一次成功的会展，需要整个会展服务供应链中各节点，包括会展举办方、参展商、物流商、展馆方、展位设计服务商等，密切配合，相互合作，协调一致。其中会展物流，即参展物品与其他辅助用品从参展商处至会展场馆，然后再返回至参展商或直接流向展品购买者处的物理运动过程，是其中一个至关重要的环节。会展物流不涉及原料采购与产品生产，仅指参展物品的运输，因此较传统物流体系供应链，会展物流体系供应链较短，但是线路更复杂。
会展物流过程根据会展的不同性质也会有所不同。一般而言，会展物流所涉及到的环节主要有以下几个：
展览品从参展商所在地到展览场馆所在地之前的报关检验等
如果是国际展览会，很多展品都是从国外运来，入境之前必须要经过报关、商检等环节。海关对于展品的进出口报关,商检和动植物检疫有特殊的要求,例如展览品属海关同意的暂时进口货物,进口时免领进口许可证,免交进口关税和其他税费。展览品应自进境之日起六个月内复运出境。如需延长出境期限应报经主管海关批准延长期限最长不超过一个月等具体的 条细则。
货物从参展商所在地到展馆的彭鸿广浙江科技学院经济管理系
运输
如果展品的运输需要跨越国界，多式联运几乎成为必不可少的一环，各种不同形式的运输方式结合在一起，共同完成货物从参展商所在地到异国的展馆。空运方式快捷安全，但是成本较高，较适用于价值高、体积小、时间紧的展品。海运价格低廉，不过速度较慢，出现意外情况的可能性也相对较高。铁路运输的好处在于展馆一般都可以接收集装箱，运到指定的存放地，可以省却很多转运的麻烦，缺点在于费用比较高昂，周期比较长，对前期工作的准备造成了很大的压力。一般参展商由于参展次数有限，对整体流程的把握不是很到位，所以容易造成运输不能按时到达的现象。
如果是同城展览或者参照商到展馆的距离不是很远，那么大多会选择公路运输。公路运输由于高速公路的日益发达，显示出越来越强劲的趋势，运输时间逐渐缩短，灵活性大大强于铁路货运，价格也较低，但公路货运对包装的要求要大大高于铁路。
展品从展馆外到展馆现场的搬运
货物从展馆外到展位的搬运必须由熟悉现场并在展览施工和拆除期间能随时使用合适的设备和有经验的搬运工。现场的搬运工作人员应该为非常规、大尺寸的物品的运输装卸准备好相应的特殊设备，并且避免展品外观上受损，影响展出效果。
货物的展后运输
货物的回运指参展后展品仍然回到原来的地方去，这样的物流一般在展前就已作好计划，除非展品在参展后就被顾客买走，这种情况也非常普遍。展品的回运大致也是遵循展品进馆的流程。如果参展商展后签订了售货合同那么参展商和买家还要协商如何把这些东西运到买家处。
二、会展物流的特征
与一般企业商品流通的“单一输出模式”相比，会展物流是发生在短期内、同时与多个参展企业发生关联的物资流通活动，因而具有其自身的某些特征。
对安全、快捷、准确的要求极高
会展物流的基本要求，就是参展物品从参展商处至展览场馆的空间移动过程中，不受到任何损坏，包括外观上与内在品质上，以及保证适时、准确的运至参展场地，以便在展览会正式开始之前有足够的时间完成展位的设计与布置。在确保运送质量并且满足经济原则的前提下，要以最快的速度完成会展物资从供货地点到会展现场甚至购物者的空间转移，切忌运输迟滞、供货不及时，给会展活动造成重大的损失。在发货、运货、提货等各项业务中，要保证货单相符，在运送过程中不发生错乱、丢失等事故，力求准确地完成物资的流通运输任务。
物流过程控制的复杂性
会展期间的物流组织与管理工作是一项极其复杂的系统工程。在明确了会展主题、功能与层次等方面的定位以及确定了参展商名单后，会展主办方就要尽快与参展企业取得联系，核定其参展产品的申报单，然后协助进行这些展品的运输并安排好仓储、保管等。由于参展商数量众多，展品种类不一，各参展商的展品物流不统一，上述这些工作在实践操作时显得非常烦杂而繁琐，因此需要在物流体系的规划与运行过程中科学决策，根据需要对其进行优化调整，达到整体最优。
信息化要求相对较高
在任何物流活动中，信息都至关重要。在会展活动物流的组织与管理过程中，物流信息管理同样是一项非常重要的内容，会展主办方同各参展企业的有关人员必须不断对各种物流信息进行实时监控，并根据反馈信息及时调整物流过程中的具体行动措施。在构建现代化的会展物流体系中，首先要借助先进的信息技术手段，形成完备的信息网络，所以对信息化的要求较高是会展物流体系的又一特征。
三、传统会展物流模式
传统的会展物流运作模式。这种模式在物流管理水平较低的情况下被广泛采用，虽然它弊端众多，但是限于会展组织者的理念与水平或者会展的规模与性质，当前我国所举办的各类会展中依然大量的使用着此种模式。
成本较高，服务水平较低
各参展商的展品物流各自为政，参展商各自寻找自己的物流服务商，由它完成展品从参展商处至展览场馆的运输、储存、保管、装卸等作业，以及展览结束后的回运等工作。因为单一的参展商展品物流量较少，难以争取到较好的价格，单位物流成本较高，参展商也难以获得全面有效的服务。
信息交流不畅
各物流公司必须与会展组织者事先沟通，告知对方何种展品何时到达展览场馆，展览组织者再与场馆方协商确定展品进馆时间，进馆之后，参展商才能开始展台的搭建、布置、装饰等工作。因为各参展商都有自己的物流供应商，信息的流动发生在众多的物流供应商、展览组织者、场馆方之间，线路过于繁杂，沟通过程中经常会出现信息流通受阻现象，协调困难，导致展品在场馆外滞留或者留给参展商布置展台的时间过短等现象。
四、现代会展物流模式
随着物流供应链理念的不断发展，物流信息技术的不断进步，传统的会展物流模式的缺点逐渐显现出来，需要一种现代的会展物流模式来取代传统的会展物流模式。
1. 会展主办方指定本次展览惟一的物流供应商，并将此物流供应商的信息告知各参展商。
2. 各参展商与物流供应商沟通，确定参展商展品的种类、数量、起运时间、需要办理的手续、展 位布置时间等信息。
3. 物流供应商收集到所有参展商的物流信息后，根据各参展商的不同要求，兼顾安全、快捷、经济等要求，与各参展商共同制定最佳的物流方案。
4. 物流供应商与场馆方协作，将参展商的展品运输至展览场馆，参展商组织展位布置。
这种新的物流模式具有如下的特点：
物流供应链成本较低
会展举办方指定惟一的物流供应商，完成整个展览的所有物流活动，物流量大，能够达到规模效应，供应链成本相对传统模式可以大大降低。会展指定的物流供应商一般规模较大、网络分布广、服务水平高，能够保证所有展品的物流成功完成。
信息交流通畅
物流信息交流主要在参展商与物流商之间直接进行，缩短了信息渠道的长度。由于物流服务商的专业性，熟悉物流各环节，在收集到所有参展商的展品物流信息后，可以统筹安排，协调一致，使各参展商的展品进场、布置等按顺序交错进行，避免展品滞留、等待、拥挤等现象的发生，提高工作效率。
服务水平高
物流服务商一般具有顶尖的实力、丰富的经验，其专业水准能够为客户提供无微不至的服务。例如在 年青岛国际啤酒节上，青岛中远物流公司承担了全程物流服务。一般而言国外啤酒品牌如果是第一次在中国销售的，仅标签审核就需要３个月左右的时间。而青岛中远物流公司利用其专业化、规范化、全方位的物流服务，仅用２０天就完成了包括啤酒标签申请、报关、报验到仓储、运输等一系列服务，使众多海外知名品牌啤酒能够顺利在本届啤酒节亮相，得到厂商的高度评价，为啤酒节进一步拓展海外市场提供了强有力的保障。
对指定的会展物流服务商的要求高
在现代会展物流模式中，惟一的物流服务商作为整个会展物流系统的中心和枢纽，指挥与协调展品和信息的流动，这就要求该物流服务商拥有并且能够利用先进的信息技术，与会展主办方、参展商、展馆方随时保持联系和方便快捷的信息交换。企业内部的 要求与 相连，并且设计成方便客户使用网络浏览器查询和监控物流信息。
五、结束语
传统的会展物流模式在我国目前的会展业中依然广泛存在，这对我国会展业的发展是及其不利的。会展业的行业协会、物流服务商应该联合起来，共同推行新的适应时代要求的现代会展物流模式。新的现代物流会展模式的应用，可以提升我国的会展服务水平，降低整个物流体系的成本和提高效率，在经济全球化的背景下，吸引更多的国际国内参展商，繁荣我国的会展经济。对物流服务商而言，会展物流为其提供了一次难得的发展机遇，因为会展物流市场规模日益庞大，物流服务商可以研究会展物流的特点，应用现代会展物流模式，满足会展物流各参与者的独特需求，占领这一市场，发展壮大自己。
一次成功的会展，需要整个会展服务供应链中各节点，包括会展举办方、参展商、物流商、展馆方、展位设计服务商等，密切配合，相互合作，协调一致。其中会展物流，即参展物品与其他辅助用品从参展商处至会展场馆，然后再返回至参展商或直接流向展品购买者处的物理运动过程，是其中一个至关重要的环节。会展物流不涉及原料采购与产品生产，仅指参展物品的运输，因此较传统物流体系供应链，会展物流体系供应链较短，但是线路更复杂。
会展物流过程根据会展的不同性质也会有所不同。一般而言，会展物流所涉及到的环节主要有以下几个：
展览品从参展商所在地到展览场馆所在地之前的报关检验等
如果是国际展览会，很多展品都是从国外运来，入境之前必须要经过报关、商检等环节。海关对于展品的进出口报关,商检和动植物检疫有特殊的要求,例如展览品属海关同意的暂时进口货物,进口时免领进口许可证,免交进口关税和其他税费。展览品应自进境之日起六个月内复运出境。如需延长出境期限应报经主管海关批准延长期限最长不超过一个月等具体的 条细则。
货物从参展商所在地到展馆的彭鸿广浙江科技学院经济管理系
运输
如果展品的运输需要跨越国界，多式联运几乎成为必不可少的一环，各种不同形式的运输方式结合在一起，共同完成货物从参展商所在地到异国的展馆。空运方式快捷安全，但是成本较高，较适用于价值高、体积小、时间紧的展品。海运价格低廉，不过速度较慢，出现意外情况的可能性也相对较高。铁路运输的好处在于展馆一般都可以接收集装箱，运到指定的存放地，可以省却很多转运的麻烦，缺点在于费用比较高昂，周期比较长，对前期工作的准备造成了很大的压力。一般参展商由于参展次数有限，对整体流程的把握不是很到位，所以容易造成运输不能按时到达的现象。
如果是同城展览或者参照商到展馆的距离不是很远，那么大多会选择公路运输。公路运输由于高速公路的日益发达，显示出越来越强劲的趋势，运输时间逐渐缩短，灵活性大大强于铁路货运，价格也较低，但公路货运对包装的要求要大大高于铁路。
展品从展馆外到展馆现场的搬运
货物从展馆外到展位的搬运必须由熟悉现场并在展览施工和拆除期间能随时使用合适的设备和有经验的搬运工。现场的搬运工作人员应该为非常规、大尺寸的物品的运输装卸准备好相应的特殊设备，并且避免展品外观上受损，影响展出效果。
货物的展后运输
货物的回运指参展后展品仍然回到原来的地方去，这样的物流一般在展前就已作好计划，除非展品在参展后就被顾客买走，这种情况也非常普遍。展品的回运大致也是遵循展品进馆的流程。如果参展商展后签订了售货合同那么参展商和买家还要协商如何把这些东西运到买家处。
二、会展物流的特征
与一般企业商品流通的“单一输出模式”相比，会展物流是发生在短期内、同时与多个参展企业发生关联的物资流通活动，因而具有其自身的某些特征。
对安全、快捷、准确的要求极高
会展物流的基本要求，就是参展物品从参展商处至展览场馆的空间移动过程中，不受到任何损坏，包括外观上与内在品质上，以及保证适时、准确的运至参展场地，以便在展览会正式开始之前有足够的时间完成展位的设计与布置。在确保运送质量并且满足经济原则的前提下，要以最快的速度完成会展物资从供货地点到会展现场甚至购物者的空间转移，切忌运输迟滞、供货不及时，给会展活动造成重大的损失。在发货、运货、提货等各项业务中，要保证货单相符，在运送过程中不发生错乱、丢失等事故，力求准确地完成物资的流通运输任务。
物流过程控制的复杂性
会展期间的物流组织与管理工作是一项极其复杂的系统工程。在明确了会展主题、功能与层次等方面的定位以及确定了参展商名单后，会展主办方就要尽快与参展企业取得联系，核定其参展产品的申报单，然后协助进行这些展品的运输并安排好仓储、保管等。由于参展商数量众多，展品种类不一，各参展商的展品物流不统一，上述这些工作在实践操作时显得非常烦杂而繁琐，因此需要在物流体系的规划与运行过程中科学决策，根据需要对其进行优化调整，达到整体最优。
信息化要求相对较高
在任何物流活动中，信息都至关重要。在会展活动物流的组织与管理过程中，物流信息管理同样是一项非常重要的内容，会展主办方同各参展企业的有关人员必须不断对各种物流信息进行实时监控，并根据反馈信息及时调整物流过程中的具体行动措施。在构建现代化的会展物流体系中，首先要借助先进的信息技术手段，形成完备的信息网络，所以对信息化的要求较高是会展物流体系的又一特征。
三、传统会展物流模式
传统的会展物流运作模式。这种模式在物流管理水平较低的情况下被广泛采用，虽然它弊端众多，但是限于会展组织者的理念与水平或者会展的规模与性质，当前我国所举办的各类会展中依然大量的使用着此种模式。
成本较高，服务水平较低
各参展商的展品物流各自为政，参展商各自寻找自己的物流服务商，由它完成展品从参展商处至展览场馆的运输、储存、保管、装卸等作业，以及展览结束后的回运等工作。因为单一的参展商展品物流量较少，难以争取到较好的价格，单位物流成本较高，参展商也难以获得全面有效的服务。
信息交流不畅
各物流公司必须与会展组织者事先沟通，告知对方何种展品何时到达展览场馆，展览组织者再与场馆方协商确定展品进馆时间，进馆之后，参展商才能开始展台的搭建、布置、装饰等工作。因为各参展商都有自己的物流供应商，信息的流动发生在众多的物流供应商、展览组织者、场馆方之间，线路过于繁杂，沟通过程中经常会出现信息流通受阻现象，协调困难，导致展品在场馆外滞留或者留给参展商布置展台的时间过短等现象。
四、现代会展物流模式
随着物流供应链理念的不断发展，物流信息技术的不断进步，传统的会展物流模式的缺点逐渐显现出来，需要一种现代的会展物流模式来取代传统的会展物流模式。
1. 会展主办方指定本次展览惟一的物流供应商，并将此物流供应商的信息告知各参展商。
2. 各参展商与物流供应商沟通，确定参展商展品的种类、数量、起运时间、需要办理的手续、展 位布置时间等信息。
3. 物流供应商收集到所有参展商的物流信息后，根据各参展商的不同要求，兼顾安全、快捷、经济等要求，与各参展商共同制定最佳的物流方案。
4. 物流供应商与场馆方协作，将参展商的展品运输至展览场馆，参展商组织展位布置。
这种新的物流模式具有如下的特点：
物流供应链成本较低
会展举办方指定惟一的物流供应商，完成整个展览的所有物流活动，物流量大，能够达到规模效应，供应链成本相对传统模式可以大大降低。会展指定的物流供应商一般规模较大、网络分布广、服务水平高，能够保证所有展品的物流成功完成。
信息交流通畅
物流信息交流主要在参展商与物流商之间直接进行，缩短了信息渠道的长度。由于物流服务商的专业性，熟悉物流各环节，在收集到所有参展商的展品物流信息后，可以统筹安排，协调一致，使各参展商的展品进场、布置等按顺序交错进行，避免展品滞留、等待、拥挤等现象的发生，提高工作效率。
服务水平高
物流服务商一般具有顶尖的实力、丰富的经验，其专业水准能够为客户提供无微不至的服务。例如在 年青岛国际啤酒节上，青岛中远物流公司承担了全程物流服务。一般而言国外啤酒品牌如果是第一次在中国销售的，仅标签审核就需要３个月左右的时间。而青岛中远物流公司利用其专业化、规范化、全方位的物流服务，仅用２０天就完成了包括啤酒标签申请、报关、报验到仓储、运输等一系列服务，使众多海外知名品牌啤酒能够顺利在本届啤酒节亮相，得到厂商的高度评价，为啤酒节进一步拓展海外市场提供了强有力的保障。
对指定的会展物流服务商的要求高
在现代会展物流模式中，惟一的物流服务商作为整个会展物流系统的中心和枢纽，指挥与协调展品和信息的流动，这就要求该物流服务商拥有并且能够利用先进的信息技术，与会展主办方、参展商、展馆方随时保持联系和方便快捷的信息交换。企业内部的 要求与 相连，并且设计成方便客户使用网络浏览器查询和监控物流信息。
五、结束语
传统的会展物流模式在我国目前的会展业中依然广泛存在，这对我国会展业的发展是及其不利的。会展业的行业协会、物流服务商应该联合起来，共同推行新的适应时代要求的现代会展物流模式。新的现代物流会展模式的应用，可以提升我国的会展服务水平，降低整个物流体系的成本和提高效率，在经济全球化的背景下，吸引更多的国际国内参展商，繁荣我国的会展经济。对物流服务商而言，会展物流为其提供了一次难得的发展机遇，因为会展物流市场规模日益庞大，物流服务商可以研究会展物流的特点，应用现代会展物流模式，满足会展物流各参与者的独特需求，占领这一市场，发展壮大自己。
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